Garder le contrôle sur vos projets jusqu'à la commercialisation

CAD, GMAO, ERP…toutes les industries ont vu leurs méthodes de travail évoluer avec l’arrivée de l’informatique. En revanche, cette évolution semble frôler le secteur de la construction sans jamais réellement le rencontrer.

En 2016, une étude du cabinet américain McKinsey met en lumière le retard du secteur de la construction en matière de digitalisation. Ce secteur est ainsi avant-dernier, tout juste devant le secteur de l’agriculture et chasse. Même si cela a de quoi faire sourire au premier abord, c’est tout à fait révélateur de la difficulté que les acteurs du secteur ont à percevoir les bénéfices du digital dans leur métier et tâches quotidiennes. Nous avions d’ailleurs consacré un précédent article à ce sujet en nous intéressant plus particulièrement à la situation des entreprises générales.

Paradoxalement, aujourd’hui, la majorité des promoteurs immobiliers, c'est-à-dire des MOA (maître d’ouvrage), utilise des CRM (Customer Relationship Manager) pour superviser l’ensemble de leur processus de commercialisation, étape obligatoire pour démarrer tout projet de construction. A titre de rappel, les banques imposent généralement un taux de commercialisation compris entre 40 et 60% pour financer les projets. La question est alors la suivante : à quel moment le digital n’est plus utilisé et comment remédier à ce problème ?

Cet article a pour but de vous montrer, MOA, comment l’utilisation d’une plateforme collaborative comme Kairnial, va vous permettre de faire le lien entre votre commercialisation de programmes, l’exécution des travaux jusqu’à la livraison de l’ouvrage et ainsi augmenter votre réputation auprès des acheteurs et exploitants.

La GED et le BIM : point de départ indispensable à la réussite du projet de construction

Un programme de construction, peu importe son futur usage, est toujours soumis à un certain nombre d'étapes préalables à son exploitation. En tant que promoteur immobilier, vous réalisez d’abord un ensemble d’actions liées à la prospection foncière afin d'identifier le terrain le plus susceptible d’offrir une marge bénéficiaire une fois celui-ci construit et livré. Le terrain trouvé, des études préalables vont être réalisées aux côtés d'experts à la fois techniques, comme le géologue, mais aussi architecturales, avec la maîtrise d'œuvre de conception. Vous avez tout intérêt à ce que ces études soient réalisées le plus vite possible tout en respectant les règles de l'art, ce qui signifie que vous allez devoir identifier des mécanismes d’accélération dans le processus de réalisation des études.

Afin de vérifier la faisabilité de votre projet de construction sur votre terrain, vous allez solliciter un architecte pour qu’il évalue les possibilités qu’offre le terrain en matière d’aménagement. Chaque fois que celui-ci réalise une version de l'esquisse ou de l'avant-projet sommaire (APS), il doit ensuite vous faire valider ses propositions. Pour cela, il réalise des exports au format PDF ou au format DWG, par exemple, puis vous les transmet par e-mail. Outre les problèmes de poids de fichiers que nous connaissons tous avec nos boîtes e-mails, ce processus est particulièrement chronophage et risqué notamment lorsqu'il est nécessaire de faire des navettes pour valider des modifications.

C’est ici que l’utilisation d’une plateforme comme Kairnial joue son premier rôle puisque vous allez enfin pouvoir agir sur certains délais qui semblent initialement incompressibles. Grâce à la plateforme, vous allez pouvoir exiger du MOE qu’il partage l’ensemble des esquisses et APS directement sur la plateforme dans la GED (Gestion électronique des documents). Vous pouvez alors consulter à tout moment et depuis votre ordinateur et votre mobile les propositions architecturales de la maîtrise d'œuvre. Vous pouvez ainsi valider les plans y compris lorsque vous êtes en train de faire de la prospection foncière.

L’usage de la GED doit également être complétée par le BIM (Building Information Modeling) qui est à la fois une méthode collaborative de travail et la modélisation en plusieurs dimensions des ouvrages à construire. On parle alors de BIM 2D, 3D, 4D et ainsi de suite. A ce moment précis, c’est davantage la modélisation de l’ouvrage qui est intéressante pour vous. En effet, vous allez pouvoir visualiser plus facilement le rendu potentiel du futur ouvrage grâce à la première maquette 3D que le maître d'œuvre (MOE) va constituer. On parle ici de maquette BIM de conception.

Cette maquette va par ailleurs devenir un atout pour votre commercialisation. En effet, au même titre qu’elle vous aide à visualiser le programme, elle contribue à projeter le futur acquéreur dans son bâtiment. On admet tous qu'il est beaucoup plus simple de visualiser de la 3D plutôt que d'imaginer des volumes à partir d'un plan en 2 dimensions. Enfin, cette maquette va ensuite être enrichie tout au long du cycle de construction et d’exploitation. La maquette BIM de conception devient une maquette d’exécution, une maquette DOE et enfin une maquette d’exploitation.

Favoriser la continuité digitale entre conception et exécution

Avant de démarrer la construction, vous allez sélectionner l’ensemble des bureaux d’études (BE) et entreprises qui exécuteront les travaux : votre premier risque de rupture digitale peut avoir lieu. En effet, lors de la réalisation des appels d'offres, phase connue sous l’acronyme DCE (dossier de consultation des entreprises), vous allez transmettre un ensemble de documents nécessaires aux entreprises pour vous soumettre leur candidature. Ce dossier contient entre autres le CCAG (cahier des clauses administratives générales), le CCTP (cahier des clauses techniques particulières) et surtout les plans. Chaque entreprise va récupérer ces éléments et les sauvegarder sur leurs propres espaces de stockage. Il sera par la suite, particulièrement difficile de centraliser à nouveau toutes les informations associées à chaque candidature.

En utilisant la GED et la fonctionnalité BIM de la plateforme Kairnial, vous favorisez la collaboration de toutes les entreprises autour d’un outil de travail commun. Aussi, les informations utiles pour consulter et sélectionner les entreprises étant déjà sur la plateforme, vous allez à nouveau économiser du temps dans votre phase de consultation et de fait démarrer plus rapidement les travaux et donc, de récupérer également de la trésorerie plus rapidement. Le logiciel va aussi servir de support à la diffusion des plans pour toutes les entreprises dès le début de la construction. Grâce au versioning, tous les intervenants sont toujours au courant des dernières mises à jour et peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier qu’est l’exécution des travaux.

Un projet sans TMA, ça n’existe pas !

Une fois les travaux commencés, vous allez devoir gérer les travaux modificatifs acquéreurs (TMA) et les potentiels travaux supplémentaires (TS). Toujours dans votre volonté de satisfaire votre client final, vous allez devoir gérer un ensemble d'impondérables que sont les volontés des acquéreurs d'apporter des modifications à l'ouvrage en cours de construction. Les travaux modificatifs acquéreurs que l'on connaît sous le fameux nom de TMA sont une véritable difficulté pour tout responsable de programmes immobiliers.

Tous les promoteurs immobiliers donnent la possibilité aux acquéreurs de faire des choix sur certaines prestations comme la sélection du carrelage ou les peintures. Néanmoins, il arrive très souvent que les acquéreurs souhaitent entreprendre des modifications imprévues. Le premier enjeu est alors d'arriver à identifier ces désirs avant qu'il ne soit plus possible de les réaliser parce que le chantier aurait déjà trop avancé. L'exemple classique étant la volonté de modifier l'emplacement d'une cloison, d'une prise, ou d'une arrivée d'eau, une fois le second œuvre sur place. Lorsque les TMA sont acceptés, ils sont communiqués aux entreprises qui doivent tout faire pour les prendre en compte. En tant que maître d’ouvrage, vous allez certainement annoter le plan acquéreur et le signer, puis le scanner et le transmettre au MOE pour validation technique et aux entreprises concernées. Un peu plus tard, il sera de votre devoir d’aller sur le chantier vérifier que ces TMA ont bien été pris en compte.

En vous appuyant sur un outil comme Kairnial, vous pouvez directement ajouter les TMA sur les plans digitalisés ou la maquette BIM hébergée dans la plateforme. Il n’y a donc plus de place pour le doute, toutes les parties prenantes sont au courant de l’ajout de TMA et connaissent ainsi leurs emplacements précis. Une fois ces travaux réalisés, les entreprises peuvent le signaler en modifiant le statut de l’annotation : A faire, Fait. Ils peuvent également prendre en photo le TMA et ajouter un commentaire pour vous aider à contrôler le travail qui a été fait. Vous limitez ainsi les allers-retours entre le site et le bureau. C’est à nouveau du temps libéré pour de la prospection notamment.

Visualiser l’avancement des travaux pour déclencher les appels de fonds

De la même manière que le projet est découpé en phases techniques pour les entreprises, le projet est également séquencé pour les paiements des acquéreurs. Cette spécificité de la vente de bâtiment à construire ou en cours de construction est régie par le régime de la V.E.F.A (vente en l’état futur d’achèvement). Ce régime permet à un acheteur de payer son bien à mesure qu’il est construit. La loi prévoit alors un échelonnement des règlements : “35% du prix total lorsque les fondations sont achevées, 70 % du prix total lorsque le logement est mis hors d'eau et 95 % du prix total à l'achèvement de l'immeuble”. Les 5% restants seront réglés une fois toutes les réserves levées après la livraison. Ce paiement fractionné est votre moyen en tant que maître d’ouvrage de récupérer de la trésorerie en même temps que vous financez le projet. Dès lors, l’enjeu est d’obtenir ces paiements sans délai une fois les phases atteintes.

Le logiciel Kairnial, vous permet d’avoir une vision en temps réel de l’avancement des travaux. Le MOE pouvant valider la progression du projet de manière concomitante, vous allez pouvoir très facilement déclencher les appels de fonds. Ce suivi de l’avancement peut être entre autres signifié au sein des comptes rendus de réunion de chantiers que le MOE va réaliser avec l’application.

Un ouvrage de qualité pour limiter les réserves

La qualité de l’exécution des travaux est centrale pour limiter au maximum les réserves lors de la réception de l’ouvrage puis de la livraison à l’utilisateur final. Cette nécessité de réduire le plus possible le nombre de réserves est primordiale pour la satisfaction de vos clients et par conséquent de la commercialisation de vos futurs programmes. En effet, les réserves sont une source de stress très importante pour vous-même et pour vos acquéreurs, soucieux d’acheter un bien sans devoir gérer de potentielles interventions d’entreprises après avoir emménager.

En faisant bénéficier les entreprises d’un outil de suivi de chantier, vous leur donnez l’opportunité de réaliser tous les contrôles qualité et sécurité indispensables à la bonne réalisation des travaux. Si des défauts ou des non-conformités sont identifiés, les entreprises vont pouvoir agir très rapidement en amont de la réception et de la livraison de l’ouvrage. L’ensemble de ces contrôles et des défauts associés sont ensuite sauvegardés dans l’application ce qui viendra enrichir la maquette BIM d’exécution.

A la fin des travaux, la réception devrait alors se dérouler dans les meilleures conditions puisque l’ouvrage ne devrait pas ou peu avoir de réserves. Vous aurez alors un PV de réception sans liste de défauts associés. Néanmoins, si des réserves sont identifiées, vous pourrez demander au MOE de les localiser directement sur la maquette BIM ou sur les plans et d’ajouter le maximum d’informations complémentaires comme des photos ou commentaires pour permettre leur traitement au plus vite par les entreprises. L’objectif ici est de ne pas avoir à utiliser plusieurs outils pour effectuer ce relevé. En effet, sans logiciel comme Kairnial, vous allez prendre en photo la réserve, la noter dans un tableau Excel préalablement imprimé puis retourner au bureau pour mettre au propre ces éléments et les transmettre par email aux entreprises. Ce processus sans outil spécialisé est donc un risque majeur d’erreurs notamment à cause des ressaisies.

Une livraison digitale pour renforcer votre réputation

La livraison est une étape cruciale pour vous en tant que maître d’ouvrage mais aussi pour vos clients finaux. C’est à ce moment-là qu’ils vont d’ailleurs effectuer le paiement des 5% restants du prix du bien et qu’ils vont prendre possession de celui-ci. Par conséquent, il est fondamental que la livraison se passe dans les meilleures dispositions possibles. Ce moment est aussi symbolique avec la remise des clefs qu’il est la base d’une relation de confiance avec vous. Ainsi, si vous assurez cette étape dans des conditions parfaites, la satisfaction de vos clients les poussera à vous racheter des biens. En quelque sorte, la livraison est la pierre angulaire de votre réputation.

L’intérêt du digital est alors encore plus tangible. En plus d’avoir mis toutes les chances de votre côté pour atteindre un objectif de zéro réserve à la réception et livraison, vous pouvez réaliser votre procès-verbal de livraison sur place le jour J. Le document stocké au sein de votre plateforme Kairnial, est accessible à tout moment et peut être complété sans difficulté. Afin d’offrir la meilleure expérience possible à vos acquéreurs, vous pouvez préalablement compléter les champs indépendants du bien à livrer comme l’adresse postale, le nom de l’acheteur, etc. L’acquéreur n’aura alors plus qu’à signer le PV et récupérer une copie sans délai.

S’il s’agit d’un acquéreur plus institutionnel, dans le cadre d’une vente en bloc par exemple, vous allez en plus du PV de livraison, pouvoir lui fournir une maquette DOE (dossier des ouvrages exécutés) qui contiendra l’ensemble des éléments nécessaires à l’exploitation de l’ouvrage.

Maquette DOE : la carte d’identité du bâtiment

Le DOE est un ensemble de documents récapitulatifs de l’ouvrage et de son processus de construction. A l’initiative du MOE, il regroupe les plans ainsi que les fiches techniques, les matériaux utilisés, les avis techniques, les notices et surtout les recommandations de maintenance. Ce dossier est donc indispensable à la bonne gestion du bâtiment par l’utilisateur final ou l’exploitant.

En utilisant le BIM tout au long du cycle de construction du projet, la maîtrise d'œuvre peut mettre à jour en temps réel les modifications techniques apportées au projet de construction. Il n'est, de fait, plus nécessaire de passer plusieurs semaines à récupérer tous les documents auprès des intervenants pour constituer le dossier. Tous les éléments sont directement centralisés et sauvegardés au sein de la maquette en même temps que l’ouvrage est construit.

Enfin, l’exploitant peut, dès la livraison, anticiper les coûts de maintenance et planifier les futures interventions d’entretien. Ce dernier point est d’ailleurs devenu un enjeu majeur pour les exploitants qui ont eux-mêmes besoin d’optimiser les coûts de gestion des bâtiments qu’ils exploitent notamment dans le cadre du coût global. Cette idée de coût global est très importante chez les clients institutionnels qui doivent prévoir dès le montage financier pour obtenir leur prêt, les coûts d’entretien, de consommation et tout autre coût qui impacte le budget financier et environnemental du bâtiment à exploiter. En leur mettant à disposition une maquette BIM, vous leur offrez la possibilité d’identifier et de calculer la quasi-intégralité de ces coûts.

L’utilisation d’un outil commun à toutes les parties prenantes des projets de construction est la seule garantie d’avoir un contrôle réel sur le déroulé du projet. Vous optimisez la productivité de toutes les équipes et permettez aux entreprises qui réalisent les travaux et l’équipe de maîtrise d'œuvre de travailler plus sereinement. Le tout, assurant la construction d’un ouvrage de meilleure qualité et renforçant votre réputation auprès des acheteurs actuels et futurs. Dernier facteur clé du succès de vos projets, la transmission d’une modélisation complète de l’ouvrage aux exploitants qui dès lors peuvent se concentrer sur la recherche de locataires.

La question n’est plus allez-vous digitaliser la gestion de vos projets mais quand allez-vous être moteur de la digitalisation sur vos projets en connectant tous les interlocuteurs à votre plateforme Kairnial ?