Instaurer une GED (Gestion Électronique des Documents) au sein d’un projet de construction est aujourd’hui devenu une pratique standard. Toutefois, pour en tirer le meilleur parti, il est nécessaire de bien s’interroger en amont quant aux besoins de l’entreprise ou du projet pour lequel elle est déployée. Un tel outil, en effet, n’a d’intérêt que s’il est cadré par rapport aux spécificités du projet de construction qu’il servira. L’enjeu est donc de parvenir à personnaliser la GED en fonction des processus et des méthodologies propres au projet/chantier. Que le projet soit déjà lancé ou qu’il soit encore en phase d’étude, il est essentiel de réaliser un audit précis afin de dresser les fondations de la gestion documentaire qui sera employée durant tout le projet et l’ensemble du cycle de vie de l’ouvrage. Découvrez, sans plus tarder, quelles sont les étapes à suivre pour bien cadrer la GED d’un projet

La GED et ses enjeux stratégiques 

Utiliser la GED (via un outil adapté) consiste à gérer les documents de l’entreprise de manière numérique. L’ensemble des informations contractuelles, légales, importantes sont alors centralisées et mises à jour en temps réel.  

Concrètement, la GED permet de gérer numériquement un très grand nombre de documents : plans et maquettes, permis de construire, Dossier de Consultation des Entreprises, données des clients, Fiches produits, PV de livraison, DOE, etc.... Elle recouvre également de multiples enjeux stratégiques. En l’occurrence, grâce à son utilisation, les équipes peuvent être beaucoup plus réactives et productives. Les utilisateurs peuvent trouver très simplement et plus rapidement les informations dont ils ont besoin. Les documents étant mis à jour en temps réel, la collaboration entre les différents intervenants internes ou externes se voit également facilitée. En bref, toute l’organisation du travail est optimisée et les différentes parties prenantes peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et leurs tâches à forte valeur ajoutée pour le projet. 

L’outil présente, en outre, certains atouts économiques et environnementaux. Grâce à la gestion électronique des documents, les collaborateurs consomment moins de papiers et l’entreprise dépense moins en frais d’affranchissement, de transport ou encore de stockage des documents.  

Configuration de la GED Kairnial sur un chantier de construction

 

Les étapes à suivre pour bien cadrer la GED chantier d’un projet  

L’entreprise a tout à gagner à s’équiper d’une solution GED qui pourra répondre aux spécificités du projet et de l’entreprise tout en restant facile d’utilisation pour tous les intervenants. Toutefois, la conduite et le déploiement de cet outil ne s’improvisent pas. Voici comment procéder pour correctement organiser la GED d’un projet. 

1. Analyser les spécificités des projets 

La première chose à faire pour organiser correctement la GED d’un projet est d’analyser ses spécificités. Chaque projet de construction à ses propres particularités. Les modes d’intervention des équipes, les enjeux ainsi que les contraintes ne sont pas les mêmes si vous devez ériger une tour de bureaux de trente étages ou rénover un grand magasin de luxe.  

Il faut donc bien penser à définir le périmètre d’intervention de l’entreprise sur le projet concerné en précisant : 

  • La phase d’intervention (conception, exécution, livraison, exploitation, déconstruction ou réhabilitation) ; 
  • les lots concernés : l’entreprise va-t-elle ou non superviser l’ensemble des corps d’Etats qui interviendront sur le projet ; 
  • les types de documents utilisés selon le timing d’intervention de l’entreprise. (Ex : gestion des rendus de conception pour passer à l’étape d’éxécution)  

2. Préciser l’organisation du projet et réaliser une analyse de ses besoins 

La seconde étape consiste à préciser l’organisation spécifique au projet de construction. À ce stade, il est important de cibler les besoins du projet en ce qui concerne les outils utilisés ainsi que ses méthodes de travail des parties prenantes (droits d’accès, besoins de formulaires, besoins de reporting, règles de sécurité des données, etc.). 

Il est également essentiel de bien considérer les procédures de validation nécessaires pour le projet (workflows de visa). Enfin, il faut prendre le temps de comprendre les règles de nommages des fichiers et des informations qui doivent impérativement apparaître dans lesdites nominations. 

3. Obtenir la liste des acteurs impliqués dans le projet 

La dimension humaine prend une place importante dans le succès d’un projet GED. Il est donc important de bien identifier l’ensemble des interlocuteurs internes et externes qui interviendront sur le projet. Il est également essentiel de repérer les différents timings d’intervention par équipe au cours du projet afin de préciser les durées et droits d’accès aux documents ainsi que les restrictions à mettre en place le cas échéant. 

Il est important d’obtenir la liste exhaustive des acteurs qui sont impliqués dans le projet:  

  • Les différents BET (bureaux d’études),  
  • Les bureaux de contrôle,  
  • Le ou les architecte(s) 
  • Les entreprises/Sous-traitants 
  • Promoteurs (co-promotion) 
  • MOEx (Maitre d’Œuvre d’Exécution) 

Cela permet, d’une part, de réaliser un travail collaboratif en incluant l’ensemble des parties prenantes, c’est un moyen efficace de sécuriser l’accès aux différents documents et d’autre part, gagner du temps dans le déploiement de l’outil.  

Notez, à ce propos, que vous pouvez également nommer un référent GED qui aura pour mission d’assurer le lien avec l’ensemble des équipes. C’est également lui qui devra interagir avec l’équipe en charge de déployer la solution de GED en cas de besoin.  

Plateforme collaborative GED Chantier Kairnial

4. Définir les règles et méthodes documentaires 


Une fois que les besoins sont analysés, que les spécificités du projet ont été définies et que l’organisation de travail a été précisée, il convient de définir les règles et méthodes documentaires. Autrement dit, les experts vont rédiger les processus à respecter afin d’assurer la traçabilité des actions (visas). Cette étude, non négligeable, permet d’assurer la fluidité des échanges de documents entre l’ensemble des intervenants durant tout le cycle de construction.  

C’est en grande partie sur cette étape que repose la réussite de la GED du projet. Elle permet de cadencer le mode de fonctionnement entre les interlocuteurs pour une collaboration fluide et efficace.    

Il s’agit, finalement, d’une sorte de cahier des charges qui indique très précisément la gouvernance de l’information : 

  • les plans de classement ; 
  • les processus de réception et d’acquisition des documents ; 
  • les rôles et droits attribués aux collaborateurs selon leur implication dans le projet ; 
  • le flux de validation et de contrôle associé aux documents, etc. 
    ged validation construction

5. Suivre le planning documentaire 

Enfin, la dernière étape pour cadrer la GED d’un projet consiste à suivre le planning documentaire. Pour réaliser un suivi d’avancement efficace du planning documentaire, il est impératif que la liste des documents à produire soit établie en corrélation avec ce planning : fichiers Prévisionnels. De cette manière, l’équipe de pilotage dispose d’indicateurs pertinents pour gérer la gestion documentaire du projet le plus efficacement possible, identifier le respect du planning, anticiper des retards et prendre des décisions correctives. 

Passer par ces 5 étapes est essentiel pour bien cadrer la GED d’un projet. Ce sont elles qui conditionnent le succès de l’opération. Si certaines structures font le choix de les réaliser en interne, d’autres préfèrent être accompagnées par des experts en la matière comme Kalidoc, qui peut intervenir sur l’ensemble de ces missions pour accompagner les professionnels de la construction.  

Toutefois, le travail ne s’arrête pas là. Une fois le cadrage correctement réalisé, l’enjeu réside alors dans le déploiement d’une solution qui correspond en tout point à l’image de l’organisation. Là encore, il existe quelques règles à suivre et qui vous permettront d’y arriver.  

Cadrer la GED d’un projet : tout ce que vous devez savoir  

Comment réussir un projet de dématérialisation ?

Pour réussir un projet de dématérialisation, il faut : 

  • se fixer des objectifs clairs ; 
  • se pencher attentivement sur les besoins du projet; 
  • inclure l’ensemble des acteurs en amont du projet ; 
  • former les utilisations et les accompagner en cas de besoin ; 
  • faire appel à des experts si nécessaire.