Comment organiser plus efficacement les documents dans le BTP ?

Le lancement d’un chantier est une activité complexe qui nécessite une bonne préparation. La réussite du projet de construction repose en grande partie sur la phase d’avant-projet. Pourtant, dans les faits, il arrive souvent que ce lancement soit différé. Ce décalage peut être dû à une gestion des documents complexe ou à un ralentissement dans la production des documents en phase de conception. Pour prévenir ces déboires et gagner du temps, il est important d’organiser correctement les documents relatifs au chantier. Plus largement, il est primordial d’assurer la révision des documents et la gestion documentaire tout au long de l’étape de construction afin d’éviter les retards, d’une part, et de disposer d’une excellente visibilité sur l’avancement du chantier, d’autre part. Comment organiser efficacement les documents relatifs à un chantier de construction ? Réponses dans notre article.

L’importance de bien organiser les documents relatifs à un chantier

Le respect des délais sur un chantier de construction repose en grande partie sur une planification sans faille, une communication optimale entre l’ensemble des intervenants et une excellente organisation des documents.  

Dans le secteur du BTP, en effet, les documents sont extrêmement nombreux, entre plans, visas, contrats, fiches diverses, dossiers des ouvrages exécutés, ou encore cahiers des clauses. Ces documents évoluent au fil du chantier et peuvent être modifiés, corrigés, validés, diffusés, etc.  

Lorsque les documents sont absents ou obsolètes, cela entraîne un manque de fluidité certain pour l’ensemble des parties prenantes et génère parfois des erreurs sur le chantier. Ces derniers causent des retards qui provoquent par la suite des frais supplémentaires voire des pénalités de retard.  

Le suivi de chantier ne peut se faire sans l’application d’une méthodologie rigoureuse. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’on sait que le nombre de documents à produire pour la construction d’un ouvrage augmente de manière constante tout au long du projet de construction. Lorsque les documents ne sont pas idéalement classés, cela peut entraîner : 

• une perte de temps dans la recherche des documents :

• des risques d’erreurs liés à la consultation de la mauvaise version d’un document ; 
• une surexposition à des informations non pertinentes ; 
• des doublons de documents ; 
• une gestion des validations des livrables chronophage. 
  

Dans les cas les plus extrêmes, le manque d’organisation dans les documents relatifs à un chantier peut même déboucher sur des contentieux entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre.  

Les pré-requis pour organiser les documents efficacement    

S’appuyer sur une GED 

Une bonne gestion des documents sur un chantier de construction passe obligatoirement par l’utilisation du digital. Gérer ses documents de manière manuelle n’est plus à l’ordre du jour tant elle fait perdre du temps et de l’énergie.  

S’appuyer sur une GED (Gestion Électronique des Documents) est donc la première étape pour organiser efficacement les documents. Pour rappel, la GED est un outil qui offre la possibilité de dématérialiser l’ensemble des documents relatifs au chantier. Ce logiciel, accessible depuis de nombreux supports (ordinateur, tablette, smartphone, etc.), offre un gain de temps considérable et permet de stocker, gérer, partager, annoter et centraliser des documents (visas, plans, contrats, etc.) à un seul et même endroit.   

Opter pour une plateforme collaborative  

Dans l’idéal, mieux vaut opter pour une plateforme collaborative qui permet de : 

• codifier les documents selon la particularité de chaque chantier ; 

• filtrer les documents pour limiter davantage les temps de recherche ; 
• réaliser un versionning des documents selon les livrables pour une bonne classification ; 
• ranger des documents selon une nomenclature spécifique ; 
• gérer les droits d’accès pour une meilleure organisation des fichiers avec des accès exclusifs selon le métier ou les responsabilités des intervenants.  

L’important est de sélectionner une gestion documentaire qui s’adapte à chaque phase du cycle de vie du projet : conception, étude, livraison, DOE, etc. Mieux vaut également opter pour un outil accessible, ergonomique et convivial afin de simplifier le travail des intervenants. 

Les avantages de travailler à partir de documents correctement organisés 

Travailler à partir de documents correctement organisés présente de nombreux avantages.  

En l’occurrence, lorsque les plans, les contrats et les dossiers sont centralisés, il est plus simple de les retrouver, qu’importe la phase du projet (exécution, livraison de l’ouvrage, etc.).  

Les documents sont également accessibles aux intervenants concernés, leur offrant la possibilité de travailler sur les dernières versions des livrables. Cela permet notamment d’éviter les potentielles erreurs. Cette accessibilité est également favorable à la collaboration entre les équipes et au respect des délais.  

Autre atout et non des moindres, organiser efficacement les documents permet d’assurer un contrôle continu de leur qualité lorsqu’ils sont soumis à validation.  

Enfin, travailler à partir d’une GED bien organisée permet d’anticiper toutes les actions à venir. En l’occurrence, il est plus aisé de rassembler progressivement l’ensemble des documents clés, légaux ou indispensables à la constitution de la DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) ou du DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés), par exemple.  

Concrètement, la GED permet de : 

• gagner du temps dans la recherche documentaire ; 
• réduire les dépenses relatives à l’achat d’encre et de papier : 
• être plus productif en minimisant les tâches administratives chronophages à faible valeur ajoutée ; 
• sécuriser les données ; 
• favoriser le travail collaboratif. 

Vous l’aurez compris, organiser efficacement les documents est indispensable sur un chantier de construction. Cela permet d’anticiper les actions à venir, de travailler de manière collaborative et de ne pas perdre de temps. Toutefois, pour arriver à de tels résultats, il est également important d’être capable d’identifier les retards dans la production des documents (lien vers comment identifier les retards dans la production des documents). Ainsi, les responsables peuvent alerter les intervenants en temps et en heure afin d’éviter les écueils.  

Pour en savoir plus à ce sujet, nous invitons à visionner notre webinaire : comment accélérer le lancement d’un chantier ? 

Organiser efficacement ses documents : tout ce que vous devez savoir  

Pourquoi est-il important de gérer efficacement les documents d’un chantier de construction ?

Gérer efficacement les documents d’un chantier de construction permet d’éviter les pertes de temps inutiles dans la recherche des documents importants, de faire des erreurs en consultant une version antérieure d’un document ou d’être surexposé à des informations non pertinentes.  

Comment organiser efficacement les documents d’un chantier de construction ? 

Pour organiser efficacement les documents d’un chantier de construction, il est essentiel de s’appuyer sur une GED. Grâce à ce logiciel, les documents sont centralisés, consultables et accessibles par l’ensemble des parties prenantes. Toutefois, il est également important que la GED soit dotée de certaines fonctionnalités incontournables : 

• codification des documents en fonction des chantiers ; 
• versionning des documents possible ; 
• application d’une nomenclature spécifique ; 

• gestion des droits d’accès, etc.