Les avantages du travail collaboratif en entreprise ne sont plus à démontrer. En l’occurrence, selon une étude d’Ipsos, plus d’un salarié sur deux pense qu’il s’agit de l’option idéale pour limiter les pertes de temps, résoudre rapidement les problèmes, augmenter la créativité ou encore maximiser la productivité des équipes.  

Cette méthode de travail s’impose au sein des organisations et devient de plus en plus incontournable dans certains secteurs d’activité comme le BTP. En effet, les projets de construction font intervenir de nombreux acteurs qui peuvent être internes ou externes à la société (fournisseurs, sous-traitants, architectes, etc.) et provenir de différents corps de métier. Pouvoir partager et échanger des données plus simplement, de manière automatisée et sécurisée grâce à une plateforme collaborative présente de nombreux atouts. Découvrez en quoi la GED favorise le travail collaboratif sur un chantier et quels sont les avantages qu’il est possible d’en tirer. 

La GED : l’outil parfait pour favoriser le travail collaboratif et garantir l’accessibilité des documents à l’ensemble des collaborateurs concernés 

Les solutions GED actuellement disponibles sur le marché intègrent de nombreuses fonctionnalités. Accessibles de n’importe quel endroit par l’ensemble des collaborateurs concernés, les logiciels de GED représentent un véritable atout pour le travail collaboratif sur les chantiers.  

La GED permet à l’ensemble des acteurs d’avoir accès aux informations d’un projet 

La GED (Gestion Électronique de Documents) est aujourd’hui incontournable pour la gestion des projets de construction. Interopérable, elle offre également la possibilité à l’ensemble des parties prenantes d’avoir accès aux informations d’un chantier. Ce système informatique de stockage et de partage de documents favorise grandement le travail collaboratif. Tous les acteurs peuvent ainsi déposer des documents (contrats, plans, etc.) sur la plateforme, permettant aux professionnels concernés d’avoir accès en temps réel à l’avancée du projet 

La GED réunit tous les corps de métier au sein d’une plateforme unique. Grâce à ses fonctionnalités, il est possible d’échanger en toute simplicité avec l’ensemble des acteurs d’un projet et d'assurer le suivi de la production des documents plus efficacement. Toutefois, chaque GED doit répondre au besoin spécifique du projet et peut permettre un paramétrage affiné des actions de chacun avec des accès selon leur mission dans le projet.  

Par ailleurs, il est important que les documents clés ne soient pas supprimés par erreur ou modifiés. Vous l’aurez compris, il est primordial de s’assurer que les accès soient donnés aux professionnels concernés au fur et à mesure de l’avancée du projet pour maintenir la confidentialité des données. Afin d’éviter les écueils, mieux vaut faire appel à des experts en gestion documentaire qui administrent et veillent au bon fonctionnement du logiciel de GED.

La GED coordonne idéalement l’ensemble des parties prenantes du projet 

Grâce à la GED, il est possible de coordonner les différents acteurs et de suivre avec attention les tâches qui leur sont allouées. Cela facilite grandement le suivi de projet, puisqu’il est possible de savoir à l’instant T si les deadlines sont respectées, ou à l’inverse, si l’un des acteurs prend du retard. Auquel cas, il sera possible de prendre des mesures correctives pour s’assurer de la tenue des délais. 

service GED de la plateforme collaboratif Kairnial

L’importance d’avoir un accompagnement adapté et de former les nouveaux utilisateurs à la GED 

Être accompagné par un expert pour disposer de conseils personnalisés 

L’expert va accompagner l’utilisateur GED dans la définition du besoin en gestion documentaire. 

Comme n’importe qu’elle nouvelle technologie complexe, il est nécessaire d’accompagner les utilisateurs à prendre en main l’outil GED de sorte à que cela devienne un indispensable dans le projet. 

L’expert accompagne les nouveaux utilisateurs dans la découverte de l’outil (fonctionnalités, force de proposition sur les process et répondre aux questions du client). Pour les utilisateurs plus expérimentés, même s’ils connaissent les bases de l’outil, l’expert apportera son expérience de la digitalisation pour leur méthodologie de gestion documentaire.  

Il peut être intéressant de s’assurer d’un accompagnement support à la GED présent et disponible pour répondre aux interrogations des utilisateurs. Cette équipe a pour mission d’aider au quotidien les utilisateurs dans leur utilisation, dans la bonne réalisation de leurs tâches. 

Chaque professionnel présent sur le chantier ne maîtrise pas nécessairement tous les logiciels de gestion documentaire disponibles sur le marché. Pour cette raison, il est important de les former eux aussi, de sorte qu’ils soient capables de se servir de cet outil durant la réalisation du projet. Dès lors, ils pourront se servir de la GED et le taux d’erreur sera également considérablement diminué.  

D’une manière générale, même si les professionnels connaissent l’outil et qu’il est simple d’utilisation, l’application est paramétrée et personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques du projet dont il est question. Encore une fois, avoir un expert logiciel dédié est la solution idéale pour permettre aux nouveaux utilisateurs de prendre l’outil en main plus rapidement.  

S’il est vrai que la GED favorise le travail collaboratif, elle doit cependant être correctement paramétrée et utilisée par l’ensemble des parties prenantes pour être efficace. Pour ce faire, il est possible de faire appel à un acteur tiers et neutre comme Kalidoc, qui par son expertise métier et son expérience sera capable de vous accompagner dans la mise en place de la GED adaptée au besoin du projet et à sa gestion.

Accompagnement des experts Kalidoc sur la plateforme Kairnial

GED et travail collaboratif : tout ce que vous devez savoir  

Qu’apporte la solution GED aux équipes ? 

La GED est un outil qui centralise les données, offre une plateforme d’échange fluide et sécurisé des documents tout en assurant leur traçabilité. L’utiliser permet de réduire le temps voué au suivi documentaire pour se concentrer sur d’autres tâches critiques d’un projet (suivi de la qualité, de la sécurité sur le chantier, etc..). 

Comment tirer pleinement profit de la solution GED installée ? 

Il est vrai que la GED est un outil qui peut avoir un fort impact positif dans les projets de construction et qui présente de nombreux avantages à être utilisé dans le secteur. Toutefois, pour tirer réellement profit de ce logiciel, il est primordial : 

  • de former les nouveaux utilisateurs à la GED : 
  • d’être accompagné d’un expert pour disposer de conseils, d’un support en cas de besoin.