Le contrôle de document, dans le domaine de la construction, est un procédé qui permet de contrôler la forme et la qualité des documents fournis répondant aux critères définis sur les projets. Grâce à ses compétences, le Doc Controller occupe une place centrale sur le projet. Il est capable d'intervenir sur toutes les phases du projet pour contrôler l’ensemble des données et ainsi d'assurer la maitrise des plannings documentaires. Le Doc Controller, est le professionnel qui contribue à la bonne centralisation de l’information et une bonne collaboration. Il contribue grandement à la réussite d’un projet de construction. Avoir recours à un tel partenaire n’est pas automatique pour l’ensemble des responsables de projet de construction et pourtant, travailler avec un Doc Controller présente de nombreux bénéfices : respect des contraintes documentaires tout en maitrisant la qualité et le planning.  

Pour quelles raisons effectuer du contrôle de document en construction ? Réponses à travers notre article.  

Garantir la qualité des documents grâce au Doc Controller 

Le Doc Controller est le garant de la qualité de la documentation. Concrètement, ce professionnel a pour mission de vérifier les codifications, de faire respecter des règles de nommage et la charte graphique des documents afin de garantir un haut niveau de qualité. C’est également lui qui se charge de demander aux intervenants de modifier leurs documents. Cela permet au responsable du projet de construction des gains de temps considérables et la garantie de travailler avec une documentation à jour. 

Sa capacité à traduire les spécificités du projet en organisation documentaire, en processus et en workflow dans la GED lui permet de mettre en place des indicateurs de performance afin de garantir le respect des contraintes annoncées et des livrables. 

Grâce à ses connaissances et son expertise, il met donc en place des reportings issus de l’extraction des données documentaire. Ces reportings permettent de piloter le projet dans sa globalité tout en maitrisant la qualité dans la réalisation du projet; d’identifier et anticiper les impacts des potentiels décalages. 


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Mieux suivre le planning documentaire 

Effectuer du contrôle de document en construction permet de mieux suivre le planning documentaire sur toutes les phases de production, de diffusion et d’approbation. Il est aussi plus simple de respecter les délais de production ou de validation grâce à des indicateurs précis.  

Globalement, grâce aux tableaux de bord réalisés par le Doc Controller, il est plus aisé : 

  • d’identifier les retards de validation des documents et de relancer les intervenants concernés ; 
  • d’informer les équipes quant aux potentiels écarts générés sur le planning à cause d’erreurs dans la documentation ; 
  • d’identifier les blocages et les difficultés de sorte à conseiller sur une modification du paramétrage en fonction des besoins d’évolution du projet ; 
  • De respecter le planning pour éviter les pénalités de retard. 

Constituer progressivement la documentation du projet 

Concrètement, grâce au travail du Doc Controller, il est plus simple de constituer la documentation finale de chaque phase du projet au fur et à mesure de son avancée : permis de construire, plans d’exécution, dossier des ouvrages exécutés, etc. Les documents sont classés et identifiés en fonction de la phase du projet. 

Notez que cette documentation est nécessaire pour la maintenance, l’exploitation et la rénovation des ouvrages après sa livraison. En effet, elle assure la traçabilité et l’historique des bâtiments et les équipes peuvent s’y référer lorsque cela est nécessaire : en cas de litige par exemple. 

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Faciliter la coordination des acteurs 

Autre atout et non des moindres, le Doc Controller en construction facilite la coordination des acteurs. Le Doc Controller peut, par exemple, alerter les intervenants en cas de retard potentiel ou accumulé afin que ces derniers agissent en conséquence.  

Par ailleurs, il s’agit d’un expert qui connaît les activités et les enjeux auxquels font face l’ensemble des parties prenantes. Il peut donc plus aisément collaborer avec chacun d’entre eux et les accompagner de la meilleure façon possible 

Enfin, le Doc Controller, lorsqu’il est externe à l’entreprise, agit en toute neutralité et impartialité. Il peut prioriser les urgences en communiquant avec le directeur du projet, le directeur des études, l’équipe travaux, etc. Lorsque cela est nécessaire, il peut dynamiser les équipes pour la production des livrables.  

Enfin, la valeur ajoutée d’un Doc Controller est de conseiller sur les indicateurs pertinents à suivre et la mise à jour des reportings documentaires avec des informations fiables issues de données vérifiées en amont. Tous ces éléments sont intrinsèquement liés, d’où l’importance de ne pas mettre de côté le Doc Control en construction 

Effectuer du Doc Control en construction : tout ce que vous devez savoir   

Pourquoi lier GED et contrôle de document ?

L’ensemble des documents supervisés par le Doc Controller sont généralement gérés par un système de gestion électronique des documents (GED). Concrètement, le Doc Controller s’appuie sur les documents et données issus cette GED pour réaliser le suivi du projet, relancer les intervenants, effectuer des retours aux équipes ou échanger avec eux. La GED rend la gestion des documents beaucoup plus fiables et assure leur accessibilité et traçabilité 

L’une des valeurs ajoutées de la GED réside dans la capacité à produire des reportings documentaires. Ces derniers permettent de mieux suivre l’avancement du projet. 

Pourquoi travailler avec une GED  ?

Implémenter une GED pour gérer les projets de construction répond à de nombreux objectifs ; 

  • classer les informations afin de permettre aux équipes de les retrouver plus simplement ; 
  • harmoniser les méthodes de travail pour offrir un gain de temps aux intervenants ; 
  • éviter les doublons ; 
  • renforcer la collaboration des différents intervenants 
  • garantir la traçabilité des données et des actions en fonction des rôles de chacun, 
  • permettre aux parties prenantes de travailler avec des documents constamment à jour pour éviter les erreurs;  
  • gagner du temps.