Le reporting documentaire pour le suivi d’avancement du chantier

Dans le cadre d’un projet de construction, il est important de suivre certains indicateurs de performance afin d’être en mesure de repérer des écarts ou des erreurs et ainsi de prendre les bonnes décisions. Regrouper ces indicateurs dans des dashboards adaptés au projet est l’une des clés pour assurer la livraison du chantier dans les meilleurs conditions : délais, couts et sécurité. Ces tableaux de bords collectent les données au fur et à mesure de l’exécution des travaux et de la production documentaire et les intègre à des graphiques et à des statistiques pour un meilleur suivi d’avancement et analyse de la data. Correctement paramétré au besoin, le reporting permet de faciliter la prise de décision, de booster la productivité des équipes et de simplifier les processus. Plus spécifiquement, le reporting documentaire permet d’assurer la qualité et la maîtrise du suivi d’avancement du projet. Quel est l’intérêt du reporting documentaire pour le suivi d’avancement d’un chantier ? Réponses dans notre article.  

Pourquoi est-il important d’instaurer un reporting documentaire ? 

Les facteurs de réussite d’un projet de construction sont multiples. En premier lieu, il faut s’assurer de la qualité de l’ouvrage. Parallèlement, il est important de gérer de manière réactive les ressources humaines et matérielles disponibles tout en optimisant les coûts. Dernier levier possible et non des moindres, le suivi de l’avancement des études de travaux, il faut réaliser un suivi régulier de la production documentaire et de la validation des données en s’assurant du respect des délais.  

Pour atteindre de tels résultats, il est nécessaire de disposer d’une visibilité en temps réel sur l’avancement du chantier grâce à un reporting de suivi des documents. Ce dernier offre la possibilité aux équipes de maîtriser idéalement le suivi d’avancement du projet. Pour y arriver, en revanche, il est nécessaire de disposer de documents :  

• à jour ; 

• respectant la charte imposée sur le projet; 

• correctement diffusés ; 

• préalablement vérifiés ; 

• partagés entre toutes les parties prenantes.

  
  

Comment mettre en place un reporting documentaire fiable et efficace ?  

Vous souhaitez instaurer un reporting documentaire solide pour suivre l’avancement de vos chantiers ? Voici quelles sont les étapes clés pour y arriver. 

1. Définir les indicateurs à suivre dès le début du projet

En matière de reporting documentaire, il est crucial de définir les indicateurs à suivre dès le démarrage du projet. Ce n’est qu’en définissant des indicateurs pertinents pour les parties prenantes qu’il est possible de créer des reportings : avancement de la production documentaire, rapports d’avancement des visas, etc.  

La vérification en amont des documents permettra d’assurer la fiabilité des reportings. 

Une fois les indicateurs ciblés, il suffit de définir les tableaux de bord et d’identifier les documents qui viendront attester de l’avancement du projet selon le rôle de chacuns. Il peut s’agir : 

• des études d’avant-projet (AVP) ; 
• des études de projet : 
• des plans d’exécution ; 
• des cahiers des clauses administratives ; 
• des cahiers des clauses techniques ; 

• du Plan Assurance Qualité (PAQ),  
• Etc...  

2. Produire des reportings réguliers & évolutifs 

La deuxième étape consiste à produire des reportings réguliers en réalisant une extraction des tableaux de bord chaque semaine, par exemple, et en les transmettant aux différents intervenants.  

Cela permet de travailler sur des données récentes pour suivre l’évolution du projet.  

Pensez également à faire évoluer les reportings en fonction des modifications de paramétrage en relation avec les besoins du projets ou en fonction des demandes de certains intervenants comme par exemple (redéfinition des indicateurs, nouveaux workflows de validation, etc.). 

3. Alerter sur les écarts et anticiper les dérives

La production de tableaux de bord permet à la direction de projet de disposer d’une vue globale. Cela permet donc de piloter le projet et gérer les risques : anticiper les retards de production des livrables et de ce fait des pénalités. De la même manière, grâce aux indicateurs produits, les équipes seront en mesure de cibler les potentiels ralentissements causés par des erreurs ou un manque d’information dans les livrables.  

Dès lors, la mise en place de relances auprès des interlocuteurs concernés tout comme la remontée d’alertes prend une importance capitale. Cela permet, en effet, d’appréhender tous les possibles décalages dans le planning de livraison et éviter d’éventuelles pénalités de retards qui peuvent représenter des sommes importantes en fonction du délai impacté.  

Le reporting documentaire : la finalité du digital 

Un directeur de projet de construction qui dispose d’indicateurs fiables, d’un reporting documentaire automatisé et précis peut prendre des décisions correctives importantes pour l’avancement du projet. Pour les directions en multi-projets, bénéficier de modèles et tableaux d’indicateurs garantie une analyse rapide et un gain de temps non négligeable. 

Faire appel à un Doc Controller impartial sur un projet de construction peut également être une option qui permet de rendre toutes les remontées d’alerte plus objectives et plus fiables grâce à la vérification des documents entrants . Le Doc Controller travaille directement au service de la réussite du projet. Ce dernier fort de son experience et de son expertise, peut accompagner les équipes dans l’utilisation de la GED déployée.  

Notez, par ailleurs, que le suivi d’avancement précis à travers le reporting documentaire permet à tous les intervenants de gagner en visibilité sur leurs réalisations concernant le projet. Ils peuvent, dès lors, mieux piloter leurs propres ressources humaines et matérielles et être encore plus productifs.  

Autre élément important, le professionnel ayant investi dans une solution digitale de gestion de projet de construction, cf Kairnial, et dans l’accompagnement d’un Doc Controller, cf Kalidoc, peut réaliser des économies notables grâce à une visibilité plus précise sur le planning documentaire et disposer des fichiers de qualité. Cela renforce la qualité du projet et évite le paiement de pénalités de retard dus à une mauvaise gestion documentaire. Le porteur du projet peut aussi gagner du temps, en digitalisant la partie gestion documentaire, et se consacrer à son expertise métier. 

En bref, cette digitalisation permet de piloter au mieux l’activité grâce à des informations complètes, c’est une aide à la prise de décisions non négligeable. 

Reporting documentaire et suivi d’avancement du chantier : tout ce que vous devez savoir  

À quoi sert le reporting documentaire dans le secteur du BTP ?  

Le reporting documentaire permet de mettre en évidence les évolutions du projet, de réaliser des actions correctives et de prendre des décisions importantes de manière éclairée.  

Comment mettre en place un reporting documentaire pour le suivi d’avancement du chantier ?

Pour instaurer un reporting documentaire pour le suivi d’avancement du chantier, il faut : 

• définir les indicateurs pertinents pour tous les intervenants  
• produire des reportings réguliers  
• alerter sur les écarts et anticiper les retards.