La GED (Gestion Électronique des Documents) est à l’heure actuelle un outil incontournable pour la gestion des projets de construction. Les solutions de GED offrent une grande interopérabilité et tiennent compte de l’ensemble des besoins métiers. Grâce aux nombreuses fonctionnalités proposées, il est plus simple de réaliser un travail collaboratif et efficace. Toutefois, pour arriver à de tels résultats, il est important de bien choisir son outil GED. Pour ce faire, vous devez prendre le temps d’effectuer un audit des process et des méthodes utilisées en interne afin de bâtir la structure de la GED à déployer par projet. Voici quels sont les critères à analyser pour y parvenir. 

1. Flexibilité sur la création de l’arborescence de la gestion documentaire

Il est important de choisir une GED qui vous offre la possibilité de créer une arborescence précise et personnalisée qui correspond à votre entreprise et à vos projets. Concrètement, l’outil doit vous permettre d’instaurer une organisation de gestion de l’information commune et compréhensible par l’ensemble des acteurs concernés.  

Vous devez être en mesure de contrôler la production documentaire avec une codification spécifique et des règles de nommage des documents propres à votre organisation ou au projet. Ainsi, vous disposez de documents homogènes et de qualité, prêts à être diffusés et utilisés de manière constante par les équipes. Il est ainsi plus simple de retrouver des documents. 

La création de l’arborescence correspond à la phase durant laquelle l’on pose les bases documentaires du projet. Il est très important d’être méthodique et de faire preuve de rigueur afin de gagner réellement en productivité par la suite. Pour ce faire, un livret des méthodes documentaires peut être rédigé afin de regrouper l’ensemble des informations utiles pour débuter et suivre un projet au mieux. 

Diffusion des documents pour un projet de construction optimisé avec Kairnial

2. Gestion des droits d'accès 

Il est essentiel de choisir une GED qui vous permet de réaliser des paramétrages personnalisés et de gérer les différents droits d’accès. En règle générale, ce sont des experts dédiés au projet qui supervisent les droits d’accès des utilisateurs. Dans un premier temps, ils administrent et paramètrent la solution documentaire avec l’organisation mise en place. Puis les droits sont régulés selon les moments d’intervention des équipes en fonction de la phase du projet de construction 

Globalement dans le secteur de la construction, le turnover est important, les responsables de projet passent parfois par plusieurs entreprises du marché. Quant au chantier en lui-même, on y voit un nombre très important d’intervenants. Tout au long du projet, maîtrises d’ouvrage, architectes, maîtres d’œuvre, bureaux d’études techniques, géotechniciens, contrôleurs techniques et coordonnateurs SPS se croisent. Il est donc crucial de pouvoir gérer avec beaucoup de réactivité les accès des différents intervenants parfois externes à l’organisation. Cette étape est également essentielle pour assurer la sécurité des données d’un projet.

 

3. Paramétrage des workflows de validation  

Le outil GED que vous aurez choisi doit également vous permettre d’effectuer les paramétrages des workflows de validation. Pour gagner en productivité, il est indispensable de maximiser la réactivité des équipes. Cela est d’autant plus vrai lorsque ces dernières ne sont pas toutes basées au même endroit. C’est notamment le cas des chantiers de construction, avec les collaborateurs qui œuvrent sur le chantier et ceux qui travaillent dans les Bureaux d’Etude par exemple.  

Disposer d’une GED avec des workflows de validation vous permettra d’accentuer encore davantage le contrôle sur l’avancement du projet et avoir une meilleure visibilité sur celui-ci. 

Workflow documentaire sur la plateforme collaborative Kairnial4. Définition des indicateurs de suivi et tableaux de bord   

Afin de suivre la performance du projet du début à la fin, il est important de définir des indicateurs de suivi ainsi que des tableaux de bord. La GED choisie doit vous permettre de réaliser ces différentes actions grâce à un planning prévisionnel de création documentaire et d’approbation des documents.   

Effectuer ce reporting vous offre un état des lieux complet de l’avancement du projet en temps réel et vous permet de prendre des décisions correctives et d’apporter d’éventuelles modifications si nécessaire. Dans le cadre du déploiement d’une GED, ces différents points de contrôle permettent également de clarifier le suivi qui sera réalisé, de préciser les points de vigilance à prévoir ainsi que les conditions sous lesquelles faire remonter des alertes relatives au respect du planning du projet dans sa globalité. Un retard dans la gestion documentaire peut entrainer un retard dans la livraison finale et engendrer des pénalités de retard. 

Dans une démarche d’amélioration continue, le suivi et la comparaison des indicateurs de performance entre plusieurs projets permettent aussi d’évaluer des points importants et axes d’améliorations multi-projets. 

5. Formation des utilisateurs  

Enfin, il est important de choisir un outil GED qui sera facilement adopté par les collaborateurs. Ces derniers doivent être en mesure d’en tirer pleinement profit.  

Les futurs utilisateurs de la solution ne sont pas forcément familiers avec la GED déployée. Il est donc important de disposer d’un expert capable de les former sur l’outil avec la codification mise en place. Ainsi, ils seront aptes à en faire une utilisation optimale et le risque d’erreur sera réduit.  

Vous savez maintenant comment choisir un outil GED. Toutefois, votre responsabilité ne s’arrête pas. Une fois le système choisi, il est important de correctement paramétrer la solution de GED selon les spécificités du projet. Ce n’est que de cette manière qu’il sera possible d’en faire un véritable outil de pilotage du projet et d’aide à la prise de décision . Pour ce faire, vous pouvez opter pour les services d’experts externes capables de sécuriser le projet tout en réduisant la pression qui pèse sur le chef de projet.  

Reporting GED - Plateforme kairnial

Choisir son outil GED : tout ce que vous devez savoir

Quels sont les critères sur lesquels se baser pour choisir son outil GED ? 

Lors de la sélection de votre outil GED, vous devez vous assurer que l’outil vous offre la possibilité d’effectuer l’ensemble de ces actions : 

  • créer une arborescence documentaire qui correspond à l'entreprise ; 
  • gérer les droits d’accès des utilisateurs ; 
  • paramétrer les workflows de visa ; 
  • suivre des indicateurs de performance ; 
  • avoir la possibilité d’obtenir des formations complètes adaptées aux rôles des acteurs. 

Comment être certain d’opter pour son outil GED adapté pour l’entreprise ?

Afin d’être certain de ne commettre aucun impair dans le choix de votre GED, prenez le temps : 

  • d’identifier vos besoins en amont  (volume de fichiers électroniques traités par mois, de documents papier, etc.) ; 
  • de vous assurer de la compatibilité de l’outil avec différents outils internes ; 
  • d’évaluer les fonctionnalités proposées à travers le logiciel et qu’elle correspondent au besoin du projet; 
  • De vous assurer d’un accompagnement : consulting, formation et support 
  • de sélectionner la solution la plus intuitive et ergonomique possible.