La GED est bien plus qu’un simple drive !

A l’heure où tous les services de messagerie comme Google et Microsoft proposent des espaces de stockage gratuits en ligne qui pourraient détrôner la GED, celle-ci reste un incontournable pour la gestion des projets de construction. Prise en compte des besoins métiers, interopérabilité, dans cet article nous vous proposons de découvrir ce que nos clients apprécient le plus dans ce module historique de Kairnial. 

Une GED, acronyme qui signifie Gestion Electronique de Documents, est un système informatique de stockage et de partage de documents papiers dématérialisés. Une entreprise adopte un tel système lorsqu’elle souhaite héberger des documents et collaborer sur ces derniers. Si on s'arrêtait à cette définition, la différence avec un drive ne serait pas tellement évidente. En effet, tout le monde peut numériser des documents, les héberger sur un espace de stockage puis autoriser l’accès à d’autres parties prenantes. Par exemple, un architecte peut déposer des plans PDF sur un drive et donner l’accès à l’entreprise générale qui peut ensuite les télécharger de son côté quand elle en a besoin. 

Exploitation des informations de l’ouvrage 

En réalité, c’est ici que s’illustre le premier avantage d’une GED comme Kairnial. La maîtrise d'œuvre qui va déposer ses plans va pouvoir créer une nomenclature préalablement définie par les conventions ou les cahiers des charges administratives et particulières (CCAG/CCAP). Une fois les plans centralisés dans la GED, ces derniers pourront être consultés et annotés directement dans la plateforme Kairnial. En d’autres termes, tous les intervenants - en fonction de leur niveau de droits préalablement configurés - peuvent au bureau ou sur le chantier ouvrir un plan et y localiser directement sur celui-ci une observation et un formulaire.  

Facilité d’accès à l’information 

Un atout supplémentaire dans l’organisation de stockage des documents dans la GED repose dans la possibilité d’appliquer soit une arborescence soit une organisation par métadonnées. Ainsi, les utilisateurs peuvent définir des règles et des circuits de validation pour les documents contenus dans la GED ou alors ajouter des documents en leur associant un nom codifié. La différence entre les deux méthodologies est surtout dans le point d’entrée dans la GED. Kairnial a fait le choix de proposer les deux méthodologies à ses utilisateurs en leur permettant d’ajouter les documents dans leur arborescence mais aussi de rechercher leurs documents par métadonnées. 

Collaboration renforcée et sécurisée 

Une fois les documents ajoutés à la GED Kairnial, il est fondamental de permettre aux utilisateurs de digitaliser les processus collaboratifs de travail. A titre d’exemple, l’entreprise générale peut produire des plans d’exécution et avoir besoin de faire viser ces plans par l’équipe de maîtrise d'œuvre. La GED étant conçue comme un outil d’aide aux métiers de la construction, il a été prévu dès le départ la possibilité d’apposer ces visas directement dans la plateforme. L’équipe de maîtrise d'œuvre est ainsi informée de l’ajout de documents et une fois ces derniers validés, l’entreprise générale sait qu’elle peut travailler avec ces plans en toute sérénité. C’est un gain de temps considérable puisqu’il n’est plus nécessaire de multiplier l’envoi d’emails ou d’appels téléphoniques pour réaliser cette étape obligatoire dans les projets de construction. Grâce aux statistiques in-app, toutes les équipes peuvent effectuer une revue de projet et suivre l’avancement des documents qui ont été validés ou qui restent à valider, et donc par extension obtenir de la visibilité sur l’avancement global du projet. 

Contrairement à un espace de stockage classique, la GED Kairnial crée une synchronisation en temps réel de tous les professionnels de la construction ou de l'exploitation d’un asset. Elle offre non seulement la possibilité de centraliser l’information mais aussi la possibilité de travailler directement sur les documents associés au projet de construction, de manière sécurisée. La GED est alors un outil collaboratif et finalement un outil d’aide à la décision.  

Dès lors, la question n’est plus “allez-vous digitaliser la gestion de vos projets” mais “quand allez-vous être moteur de la digitalisation sur vos projets en connectant tous les interlocuteurs à votre plateforme Kairnial ?”