Levez vos réserves avec un outil collaboratif simple !

De nombreux éléments autour des projets de construction ont évolué sous l’influence des acteurs privés comme publics et le développement des nouvelles technologies. Néanmoins, les principes fondateurs des projets de construction restent inchangés. Ainsi, l’échelonnement des chantiers reste identique avec une phase de conception, une phase de construction et une phase de réception. Dès lors, il est fondamental de choisir un outil de gestion de projet de construction conçu pour couvrir l’ensemble des étapes plutôt que d’essayer d’adapter d’autres outils non métier.  

La levée des réserves, un processus aux enjeux forts 

Les entreprises générales ont bien conscience de la nécessité de réceptionner les bâtiments avec leurs clients, les MOA, avec le moins de réserves possible. Cet objectif du minimum de réserves est un élément clé pour apporter une totale satisfaction aux maîtres d’ouvrage qui vont par la suite livrer les biens aux acquéreurs finaux. Si aucune solution digitale commune n’est utilisée, chaque entreprise, chaque intervenant, va faire appel à des outils de bureautique classique pour planifier la construction, suivre son avancement, relever les défauts et réserves et constituer le PV de réception. Dans la majorité des cas, le jour de la réception, l’entreprise générale note de son côté les réserves qu’elle observe, le maître d’ouvrage et la maîtrise d'œuvre font la même chose sur leurs documents propres.  

Une fois la réception terminée, les parties prenantes retournent au bureau et réalisent une note de synthèse qui regroupe souvent sous forme de tableau les réserves de chaque logement par exemple. Ces documents sont transmis par email à chacun des intervenants et de nombreux coups de fil sont passés pour s’assurer que tout le monde ait bien compris la nature des réserves, leur localisation précise et leur date de traitement désirée. Les entreprises doivent ensuite aller sur place faire les réparations ou modifications nécessaires sur le défaut, puis solliciter à son tour l’entreprise générale pour constater sur place le traitement de la réserve. En tant qu’EG, vous allez vous-même, après avoir réalisé la visite de vérification, vous rapprocher de votre client qui va lui aussi se déplacer afin de lever la réserve. In fine, ce sont beaucoup trop d’échanges non coordonnés et chronophages, générant un risque d'incompréhension et d’insatisfaction pour toutes les équipes.  

Kairnial, une solution collaborative développée pour les chantiers 

La plateforme collaborative Kairnial est depuis ses débuts pensée pour faciliter la réalisation des processus métier inhérents à la construction. La levée des réserves est alors un élément central de l’architecture de l’application. D’abord, l’outil est accessible au bureau, via l’application web et en mobilité sur les téléphones et les tablettes. Spécialiste du BIM (Building Information Modeling), la plateforme permet à la fois de visualiser les plans en 2D et aussi de consulter les maquettes numériques. Tous les utilisateurs, qu’ils soient issus de l'entreprise générale, de la maîtrise d'œuvre ou de la maîtrise d’ouvrage, ont ainsi accès à tous ces éléments au travers d’une plateforme unique et de fait s’assurent de travailler sur le même document. Le jour de la réception, les intervenants habilités pourront localiser directement sur les plans 2D ou sur les composants de la maquette 3D contenus dans Kairnial les réserves observées. Il n’y a plus de doute possible sur l’emplacement du défaut, puisqu’il est noté directement au sein de la plateforme commune à toutes les parties prenantes. Afin de donner du contexte aux autres entreprises qui devront traiter les réserves, il est possible d’ajouter une description du défaut, de l’associer à un lot de travaux, de prendre une photo, de l’annoter et enfin de l’attribuer à l’entreprise sous-traitante concernée. Il n’est ainsi plus nécessaire de transmettre par email des listes à tous les acteurs du projet et on limite les incompréhensions et les risques d’erreurs. Lorsqu'une entreprise a traité le défaut, elle peut le signifier directement dans l’application en modifiant son statut et ajouter une photo supplémentaire pour attester de son intervention. L’entreprise générale ou la MOE n’a plus besoin de se déplacer pour contrôler le traitement de la réserve. Grâce à un workflow totalement personnalisable, seules les personnes autorisées peuvent changer le statut de la réserve, statut “clôturer”, pour la lever définitivement. Enfin, en synchronisant l’application mobile avec la version web de Kairnial, il est possible de générer des reportings au format Excel comme au format Pdf. Le risque d’erreur associé aux re-saisies est alors solutionné.  

L'utilisation d’une plateforme collaborative comme Kairnial permet la centralisation des informations et offre une traçabilité exhaustive quant à la liste des réserves, leur traitement et leur clôture.