Réaliser facilement le DOE de son projet et dans les temps !

Le Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) est un document obligatoire dans les marchés publics, il est un document contractuel pour les marchés privés. Il est établi à la suite de l’exécution des travaux et est remis au maître d’ouvrage (MOA) au moment de la livraison du chantier. Complété par les entreprises ayant exécuté les travaux et autres intervenants du projet (maîtrise d’œuvre (MOE), bureaux de contrôle, etc...) le DOE doit être réalisé dans les temps impartis sous peine de pénalités de retard. Il doit également être suffisamment juste et exhaustif afin que la MOA, l’exploitant ou le mainteneur puisse s’en servir pour l’exploitation, la maintenance ; en cas de sinistre, ou en cas de rénovation ultérieure ou déconstruction. Pour effectuer facilement le DOE, il est impératif de disposer d’une gestion documentaire précise et rigoureuse tout au long du projet de construction. Une gestion documentaire de qualité offre une excellente visibilité sur l’avancement du projet, et fera gagner un temps considérable au moment de la constitution du DOE. 

L’importance d’anticiper au maximum la production du DOE  

Le DOE recense l’ensemble des opérations réalisées sur un chantier par les différents intervenants. Comme expliqué en introduction, il s’agit d’un dossier particulièrement important pour le MOA.  

En pratique, le DOE est remis selon un délai définis contractuellement à la livraison de l’ouvrage. Faute de temps et de ressources, la phase DOE est fréquemment gérée dans l’urgence et est rarement anticipée lors de la phase d’exécution. Effectivement, en fin de chantier, les effectifs sont plus restreints et l’objectif des professionnels est avant tout de terminer les travaux, de lever les réserves et de livrer l’ouvrage dans les délais impartis.  

Anticiper au maximum la production du DOE grâce à une gestion documentaire précise et rigoureuse permet d’éviter ces écueils et de fournir à la MOA un document à la fois exhaustif et structuré. 

Définir la structure du DOE pour créer un document exploitable : une étape fondamentale 

Le DOE est un sujet à aborder dès le début du projet et nécessite un bon suivi de la documentation produite tout au long de la construction.  

La constitution du DOE exige un travail de réflexion en amont afin de :  

• définir clairement les exigences à respecter ; 
• mettre en place la méthodologie de travail la plus adaptée ; 

• instaurer les outils de gestion et de suivi d’avancement adéquats (KPI, reportings, etc.).  

Le DOE doit être structuré selon une arborescence bien précise. Cette dernière est définie par la maîtrise d’œuvre ou la maîtrise d’ouvrage. Il est constitué de l’ensemble des livrables techniques validés qui ont permis de réaliser l’ouvrage ainsi que de tous les documents réglementaires qui attestent de son bon fonctionnement. 

Quels documents intégrer dans un DOE et comment exécuter ce dossier dans les temps ?  

Le DOE se compose au minimum d’un ensemble de documents administratifs et techniques : des plans d’exécution des notices de fonctionnement ; des prescriptions de maintenance, des fiches techniques, etc...  

Afin de constituer facilement un DOE tout en respectant les délais impartis, il est important de centraliser l’ensemble des documents dès la phase de conception et des dossiers validés au fur et à mesure de l’avancée du projet (permis de construire, fiches techniques, plans d’exécution, etc.). Grâce à cette gestion maîtrisée et à un suivi régulier des livrables durant l’exécution des travaux, il est plus aisé d’anticiper cette étape complexe et d’éviter les pénalités de retard en fin de chantier en cas de non-respect de la date de livraison. 

Une bonne gestion de la base documentaire effectuée par un référent GED (Doc Control, etc...) permet de s’assurer que les dernières versions de chaque document sont bien incluses dans le DOE. Tout au long du projet, il est possible grâce à la GED d'identifier les documents qui doivent constituer le DOE. 

Le DOE pour donner une visibilité documentaire de l’ouvrage au moment de sa livraison 

Comme expliqué en introduction, le DOE est un document obligatoire, il est le jumeau numérique de l’ouvrage. Il est particulièrement utile en cas de conflit ou de sinistre durant les périodes contractuelles qui suivent la livraison de l’ouvrage (garantie décennale, garantie biennale, etc.).  

Il facilite également les phases d’exploitation et de maintenance de l’ouvrage. Concrètement, il offre une visibilité précise de l’ouvrage et des matériaux utilisés pour permettre aux intervenants d’assurer une exploitation, une maintenance et une rénovation durable des bâtiments.  

Vous l’aurez compris, il est fréquent d’arriver en fin de chantier et de devoir constituer dans l’urgence un DOE. Or, ce document contractuel est particulièrement important. Rassembler les documents à jour dans les délais impartis relève alors bien souvent du challenge, mieux vaut avoir mis en place une excellente gestion documentaire dès la phase de conception de l’ouvrage et se faire aider par un expert en la matière : le Doc Controller.

Réaliser facilement le DOE de son projet et dans les temps : tout ce que vous devez savoir  

Qui constitue le DOE ?

La constitution du DOE relève de la responsabilité de chaque entreprise qui exécute les travaux ou intervient dans le projet.  

À quel moment le DOE doit-il être remis ?

Le DOE doit être remis au plus tard en fin de chantier, à la livraison au maître d’ouvrage.

Comment réaliser une DOE facilement dans les délais impartis ? 

Pour réaliser une DOE facilement dans les délais impartis, la clé est de réaliser un excellent suivi documentaire du projet et de se faire aider par un Doc Controller qui se charge de la qualité et du suivi de la production des documents durant la réalisation de l’ouvrage.