De nombreux éléments autour des projets de construction ont évolué sous l’influence des acteurs privés comme publics et le développement des nouvelles technologies. Néanmoins, les principes fondateurs des projets de construction restent inchangés. Ainsi, l’échelonnement des chantiers reste identique avec une phase de conception, une phase de construction et une phase de réception. Dès lors, il est fondamental de choisir un outil de gestion de projet de construction conçu pour couvrir l’ensemble des étapes plutôt que d’essayer d’adapter d’autres outils non métier.
Les entreprises générales ont bien conscience de la nécessité de réceptionner les bâtiments avec leurs clients, les MOA, avec le moins de réserves possible. Cet objectif du minimum de réserves est un élément clé pour apporter une totale satisfaction aux maîtres d’ouvrage qui vont par la suite livrer les biens aux acquéreurs finaux. Si aucune solution digitale commune n’est utilisée, chaque entreprise, chaque intervenant, va faire appel à des outils de bureautique classique pour planifier la construction, suivre son avancement, relever les défauts et réserves et constituer le PV de réception. Dans la majorité des cas, le jour de la réception, l’entreprise générale note de son côté les réserves qu’elle observe, le maître d’ouvrage et la maîtrise d'œuvre font la même chose sur leurs documents propres.
Une fois la réception terminée, les parties prenantes retournent au bureau et réalisent une note de synthèse qui regroupe souvent sous forme de tableau les réserves de chaque logement par exemple. Ces documents sont transmis par email à chacun des intervenants et de nombreux coups de fil sont passés pour s’assurer que tout le monde ait bien compris la nature des réserves, leur localisation précise et leur date de traitement désirée. Les entreprises doivent ensuite aller sur place faire les réparations ou modifications nécessaires sur le défaut, puis solliciter à son tour l’entreprise générale pour constater sur place le traitement de la réserve. En tant qu’EG, vous allez vous-même, après avoir réalisé la visite de vérification, vous rapprocher de votre client qui va lui aussi se déplacer afin de lever la réserve. In fine, ce sont beaucoup trop d’échanges non coordonnés et chronophages, générant un risque d'incompréhension et d’insatisfaction pour toutes les équipes.
L'utilisation d’une plateforme collaborative comme Kairnial permet la centralisation des informations et offre une traçabilité exhaustive quant à la liste des réserves, leur traitement et leur clôture.