La GED, ou Gestion Électronique des Documents, la GED est un environnement constitué d’un outil ou plusieurs outils permettant l’organisation, et la gestion des données pour les diffusions ou échanges entre différents intervenants d’un projet. Ce type de solution est aujourd’hui très ancré dans toutes les organisations. La GED permet d’aller au-delà du simple classement et archivage numérique des documents. Grâce à un déploiement optimal et à un outil conçu selon les besoins d’un projet ou d’une entreprise, cette dernière peut atteindre de hauts niveaux de performance et créer une véritable valeur ajoutée pour son activité.
La GED est une interface de gestion électronique partagée en ligne. Il s’agit d’un outil intelligent capable de regrouper, classer et stocker l’ensemble des documents qui transitent au sein d’un projet, et de contrôler le flux documentaire. C’est une plateforme qui centralise les documents et les données associées dans des répertoires précisément organisés simplifiant ainsi leur diffusion, leur accès, leur partage et leur recherche.
La GED est utilisée afin d’optimiser la gestion et l’exploitation des flux de documents provenant de différents intervenants.
Elle affiche, en effet, certaines fonctionnalités indispensables :
L’objectif d’une GED est avant tout opérationnel. Sa mise en place en entreprise permet :
La GED permet de diffuser, stocker, classer, rechercher et dématérialiser tous types de documents relatifs à un projet de construction.
Pour qu’elle fonctionne de manière optimale, il faut commencer par créer un environnement propre au projet ou à l’entreprise.
L’organisation de la GED doit s’adapter aux spécificités du projet :
Une fois l’environnement de GED paramétré et en ligne, tous types de documents peuvent être déposés et stockés sur la GED pendant toute la durée du projet.
Ainsi, les différentes pièces écrites et graphiques relatives à la construction de l’ouvrage sont compilées. Une fois la construction terminée, la GED recense tous les livrables de dernière version nécessaires à la constitution du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) utile à l’exploitation de l’ouvrage.
Il est très important de choisir un logiciel GED (lien vers les 5 critères pour choisir un logiciel GED) qui corresponde parfaitement aux besoins du projet. Plus les projets sont complexes et de grande envergure, plus le nombre d’intervenants et de documents produits émis échangés est élevé. Il est donc nécessaire de déployer une GED fiable, dont les fonctionnalités sont riches et adaptées.
Il est également primordial de choisir une GED simple d’utilisation pour tous les utilisateurs. L’application doit être accessible et ergonomique afin de permettre aux collaborateurs d’exploiter l’outil facilement et de retrouver rapidement l’information recherchée.
Enfin, la configuration de l’outil est importante et à ne pas négliger. En cas de doute, mieux vaut se faire accompagner par des experts, comme Kairnial ou Kalidoc qui maîtrisent parfaitement les process spécifiques des métiers de la construction afin de déployer votre espace projet GED. Seule une GED correctement paramétrée pourra vous apporter des gains et une meilleure productivité de la conception à la livraison.
Découvrez ici une courte démo du module GED Kairnial :
Instaurer une GED pour vos projets de construction permet :