La GED, ou Gestion Électronique des Documents, la GED est un environnement constitué d’un outil ou plusieurs outils permettant l’organisation, et la gestion des données pour les diffusions ou échanges entre différents intervenants d’un projet. Ce type de solution est aujourd’hui très ancré dans toutes les organisations. La GED permet d’aller au-delà du simple classement et archivage numérique des documents. Grâce à un déploiement optimal et à un outil conçu selon les besoins d’un projet ou d’une entreprise, cette dernière peut atteindre de hauts niveaux de performance et créer une véritable valeur ajoutée pour son activité.
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
La GED est une interface de gestion électronique partagée en ligne. Il s’agit d’un outil intelligent capable de regrouper, classer et stocker l’ensemble des documents qui transitent au sein d’un projet, et de contrôler le flux documentaire. C’est une plateforme qui centralise les documents et les données associées dans des répertoires précisément organisés simplifiant ainsi leur diffusion, leur accès, leur partage et leur recherche.
La GED est utilisée afin d’optimiser la gestion et l’exploitation des flux de documents provenant de différents intervenants.
Elle affiche, en effet, certaines fonctionnalités indispensables :
- Dépôt, consultation, annotation et téléchargement des documents ;
- Gestion de droits d’accès selon les profils utilisateurs
- Automatisation du classement des documents selon des règles préalablement définies ;
- Recherche avancée et organisée du contenu ;
- Partage en interne en temps réel des informations ;
- Echange collaboratif autour des documents
- Validation des documents par les parties prenantes
- Traçabilité des différentes versions et historique de modifications d’un document, etc.
Les avantages et objectifs d’une GED
L’objectif d’une GED est avant tout opérationnel. Sa mise en place en entreprise permet :
- De travailler plus efficacement : toutes les parties prenantes peuvent déposer, consulter annoter et télécharger les documents dans leurs dernières versions (plans, instructions, etc.). Les modifications apportées sont synchronisées en temps réel.
- D’améliorer la communication entre les équipes : le niveau d’information est adapté au rôle/fonction des utilisateurs sur un projet.
- De faciliter le travail en temps réél : il est possible d’accéder à la GED à tout moment de la journée afin de consulter ou de partager les informations et documents relatifs à un projet.
- D’être plus productif : l’organisation documentaire étant rigoureuse et précise, l’accès à l’information est ainsi largement simplifié. Par ailleurs, en collaborant directement sur les documents, les échanges entre les intervenants d’un projet sont plus fluides et rapides. Ils obtiennent les bonnes instructions plus rapidement et sont tenus informés des dernières modifications qui peuvent intervenir.
- Garantir la traçabilité des informations : l’ensemble des évolutions concernant des documents sont centralisés et conservés dans la GED ce qui permet d’optimiser la gestion des versions et données associées.
Instaurer la GED pour des projets de construction
La GED permet de diffuser, stocker, classer, rechercher et dématérialiser tous types de documents relatifs à un projet de construction.
Pour qu’elle fonctionne de manière optimale, il faut commencer par créer un environnement propre au projet ou à l’entreprise.
L’organisation de la GED doit s’adapter aux spécificités du projet :
- choix des utilisateurs et de leurs droits d’accès. Paramétrer et personnaliser les droits d’accès en fonction des équipes impliqués sur le projet est essentiel afin d’améliorer la collaboration.
- définition de la nomenclature des fichiers (codification, charte). La nomenclature permet de codifier et qualifier les documents afin d’en faciliter la recherche.
- mise en place des circuits de visas. Prévoir des worflows de validation permet de centraliser la validation des documents et d’assurer le suivi de leur statut.
- création de l’arborescence : hiérarchie et structure des dossiers. L’arborescence permet aux utilisateurs de stocker les documents de manière pertinente en fonction du projet.
Une fois l’environnement de GED paramétré et en ligne, tous types de documents peuvent être déposés et stockés sur la GED pendant toute la durée du projet.
Ainsi, les différentes pièces écrites et graphiques relatives à la construction de l’ouvrage sont compilées. Une fois la construction terminée, la GED recense tous les livrables de dernière version nécessaires à la constitution du Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE) utile à l’exploitation de l’ouvrage.
Comment déployer la meilleure GED pour un chantier ?
Il est très important de choisir un logiciel GED (lien vers les 5 critères pour choisir un logiciel GED) qui corresponde parfaitement aux besoins du projet. Plus les projets sont complexes et de grande envergure, plus le nombre d’intervenants et de documents produits émis échangés est élevé. Il est donc nécessaire de déployer une GED fiable, dont les fonctionnalités sont riches et adaptées.
Il est également primordial de choisir une GED simple d’utilisation pour tous les utilisateurs. L’application doit être accessible et ergonomique afin de permettre aux collaborateurs d’exploiter l’outil facilement et de retrouver rapidement l’information recherchée.
Enfin, la configuration de l’outil est importante et à ne pas négliger. En cas de doute, mieux vaut se faire accompagner par des experts, comme Kairnial ou Kalidoc qui maîtrisent parfaitement les process spécifiques des métiers de la construction afin de déployer votre espace projet GED. Seule une GED correctement paramétrée pourra vous apporter des gains et une meilleure productivité de la conception à la livraison.
Découvrez ici une courte démo du module GED Kairnial :
Qu’est-ce qu’une GED : tout ce que vous devez savoir
Qu’est-ce que la GED ?
La GED est un logiciel documentaire flexible, configurable et performant qui permet aux acteurs de projets de construction de collecter, stocker, organiser et échanger des documents de manière numérique et sécurisée.
Quels sont les avantages de recourir à la GED ?
Instaurer une GED pour vos projets de construction permet :
- de centraliser la documentation du projet et l’information associée
- de faciliter la diffusion et le partage de l’information ;
- de gagner en temps et productivité ;
- d’améliorer la collaboration (lien vers article GED et travail collaboratif) ;
- de réduire les coûts relatifs à l’achat de papier, d’encre, etc. ; liés à la reprographie
- d’améliorer la fiabilité des données, etc.
- de piloter le projet en s’appuyant sur des indicateurs fiables extraits de la GED
