Il existe, dans les projets de BTP, des milliers de documents ou de données qui vont s’échanger entre les différents intervenants : des plans, des documents techniques, des paramètres BIM, des visas, etc..
Contrôler cette production documentaire est primordial pour correctement suivre l’avancement et le pilotage du projet, garantir la traçabilité des données (travailler sur la dernière version) pendant la construction et éviter les erreurs. Ce n’est qu’en visualisant le statut des documents qu’il est possible de prendre des décisions ou des mesures correctives si nécessaire. Pour réaliser ce travail, les équipes peuvent faire appel à un Doc Controller. Ce professionnel occupe une place cruciale dans le management global du projet. Il centralise l’information, contrôle la qualité de la forme des documents fournis selon les règles de codification du projet et permet de donner des indicateurs sur le respect des plannings de validation des documents. Son rôle permet d’éviter les erreurs de diffusion des documents, d’apporter plus de fluidité et d’offrir un gain de temps aux équipes. Pourquoi contrôler la production documentaire en construction ? Toutes les réponses à travers les lignes qui suivent.
Pour bénéficier d’un expert métier et logiciel
Travailler sur un projet de construction implique de générer de nombreux documents et données qu’il faut classer, contrôler, diffuser puis archiver. Pour vous aider, vous pouvez faire le choix d’être accompagné d’un Document Controller qui gère la documentation du projet.
Le Doc Controller est l’expert qui garantit l’optimisation de la gestion documentaire et qui est capable de proposer des indicateurs pertinents afin de définir l’avancement documentaire du projet. Garant de la documentation, il assure un haut niveau de qualité grâce à :
- sa compréhension des spécificités du projet, de ses évolutions et de l’impact sur la gestion documentaire ;
- sa capacité à traduire les spécificités de l’entreprise ou du projet en organisation documentaire, en processus et en workflow dans la GED ;
- son experience dans la production des reportings issues des extractions des données spécifique à chaque projet de construction.
Pour disposer des bons indicateurs
La gestion documentaire nécessite des connaissances bien spécifiques, elle représente un accompagnement utile pour faire aux enjeux de contraintes administratives, techniques et temporelles d’un projet de construction et permettre aux intervenants de se concentrer sur leurs problématiques métiers. Elle est également incontournable pour assurer la qualité du projet dans sa globalité. Cela permet notamment de disposer d’une visibilité sur les process appliqués en terme de gestion documentaire dans le cadre des audits qualité.
Le Doc Controller est un expert impartial qui travaille pour le succès du projet et le respect de la qualité, des délais et de ce fait des coûts engendrés par un retard dans le planning ou d’erreurs documentaires. Le doc Controller pourra donc exploiter la base documentaire sur des documents et données fiabilisés pour produire les bons indicateurs.
Proactif, il sait chercher les bonnes informations, alerter les équipes, anticiper les retards et proposer des axes d’amélioration. De votre côté, vous bénéficiez ainsi, de dashboards pour prendre les bonnes décisions, améliorer les processus ou affiner les workflows dans l’intérêt du projet de construction.
Pour profiter de l’expertise métier
Pour travailler correctement, le Doc Controller s’appuie sur les outils de GED. Dans le cadre de son rôle, le Doc Controller est également amené à former les utilisateurs sur cet outil afin de d’optimiser son utilisation. Il a également un rôle central pour tous les sujets relatifs à l’outil GED : en interface des utilisateurs et des éditeurs des logiciels. Selon les projets, il peut interagir avec tous les intervenants du projet (formation, aide ou correction d’erreurs).
Le Doc Controller s’appuie sur ses connaissances et son expérience pour mieux organiser ou structurer la documentation du projet, contrôler les échanges d’information et assurer la qualité de la documentation. Enfin, il peut aussi être amené à réaliser différents réglages afin de proposer à l’entreprise un paramétrage qui rend leur utilisation de la GED bien plus efficace.
Pour éviter les dérives et les retards
Le Doc Controller conseille son client dans l’élaboration des tableaux de bord pour mieux piloter l’avancement documentaire. Ainsi, la direction de projet dispose des éléments pertinents pour aider dans le pilotage du projet et pour prendre connaissance le plus rapidement des éventuelles dérives ou des retards afin d’instaurer des mesures correctives. Être capable de respecter le planning et garantir la qualité permet au porteur de projet de réaliser des économies et assurer les délais de livraison.
Concrètement, grâce à son expertise et à sa connaissance pointue de la GED, le Doc Controller a la possibilité de réaliser des reportings documentaires à la carte, selon les besoins spécifiques du projet. Dès lors, l’avancement du projet en matière de production de livrables est optimisée.
En l’occurrence, Kalidoc propose des missions de gestion documentaires et des reportings consolidés pour suivre l’avancement des projets de construction. L’équipe Kalidoc se consacre au pilotage et à la coordination de l’activité documentaire des entreprises du transport, du bâtiment et de l’énergie afin de permettre à l’équipe projet de gagner du temps et d’économiser leurs ressources.
L’importance de contrôler la production documentaire en construction : tout ce que vous devez savoir
Qu’est-ce qu’un Document Controller ?
Le Document Controller est la personne qui se charge de contrôler et de vérifier les données et documents échangés dans le cadre d’un projet de construction. Il produit des process documentaires adaptés au projet, assure la qualité documentaire en signalant des erreurs. Il accompagne donc les projets et les équipes pour réaliser un travail de qualité.
Quels sont les avantages de travailler avec un Doc Controller ?
Le Doc Controller est le garant de la documentation. Il occupe une place centrale sur le projet de construction. Grâce à lui, les équipes sont assurées de travailler sur des données à jour (utiliser la dernière version d’un document). Il est alors possible d’éviter les erreurs et des retards et de bénéficier d’un accompagnement d’un expert tout au long du projet capable de comprendre les enjeux du chantier de construction.
