Comment identifier les retards de production des documents ?

Livrer des projets de construction avec du retard n’est pas chose rare dans le BTP. Ces retards engendrent de nombreux surcoûts. En effet, en cas de décalage dans le planning, des pénalités de retard peuvent être appliquées. Ces dernières sont exponentielles et augmentent donc particulièrement vite. De multiples facteurs internes ou externes peuvent ralentir un chantier :

• un rallongement des délais de livraison ;
  
  
• une pénurie de matériaux ;
• une mauvaise météo ;
• un manque de moyens humains ;
• des erreurs ;
• un retard dans la production des documents relatifs au chantier; etc...
  

S’il est vrai que certains de ces critères restent incontrôlables, d’autres peuvent être maîtrisés afin de favoriser la performance temporelle du projet. En l’occurrence, être en mesure d’identifier des retards dans la production des documents permet de gagner du temps dans le lancement et la livraison d’un chantier. Explications.

L’importance d’identifier les retards de production des documents

Lors de la construction d’un bâtiment, la gestion du temps est l’une des composantes essentielles au bon déroulement du projet. Les intervenants doivent étudier en amont du projet le temps alloué à chaque tâche, établir une date de livraison du chantier qui sera précisée dans le contrat et réaliser des plannings.

Malheureusement, dans les faits, tout ne se passe pas toujours comme prévu. Le planning est souvent de plus en plus exigeant et impose de réaliser des contrôles permanents. En parallèle, la pression quant à la rentabilité des ouvrages ou des prestations est croissante, notamment à cause de la conjoncture économique mondiale. Les entreprises cherchent constamment à accélérer la phase d’exécution et les clients réclament des livraisons toujours plus rapides.

De la même manière, il est difficile de gérer et de piloter les visas en cas de mauvaise gestion des échéances et des documents en phase de conception. Autre point de difficulté, les documents échangés sont de plus en plus nombreux notamment à cause des normes environnementales et gouvernementales qui prônent des constructions plus durables, engendrant plus de contrôles à mener, et plus de documents à compléter et à stocker.

Inévitablement, plus le nombre de documents est conséquent, plus le suivi est long, fastidieux et soumis à des risques d’erreur humaine. Vous l’aurez compris, cela engendre une gestion et une traçabilité des livrables toujours plus compliquées à superviser (date de production, date de visa, etc.).

Pourtant, être en mesure d’identifier les retards de production des documents est un excellent moyen d’anticiper et d’éviter les blocages. De cette manière, les équipes peuvent gérer le planning de façon quotidienne afin de respecter les délais et s’assurer que chaque intervenant soit en mesure de rattraper son retard le cas échéant.

Comment identifier les retards de production des documents ?

1. Concevoir des listes prévisionnelles et classer les documents selon une codification spécifique

Pour respecter le planning du chantier, il existe un certain nombre de documents à prévoir, à créer et à faire valider en phase de conception, de construction et en fin de chantier. Concevoir des listes prévisionnelles en fonction de la codification des documents attendue et de la date de livraison prévue puis les répertorier convenablement permet de superviser correctement cette gestion documentaire.

Concrètement, cela permet de retrouver plus aisément les documents recherchés et in fine, de gagner du temps. Notez, par ailleurs, que ces listes prévisionnelles sont idéales pour gérer le planning des livrables nécessitant une validation de certains intervenants du chantier, des architectes, du bureau d’études, du MOA, etc.

Les documents produits et validés au fur et à mesure du projet de construction peuvent, quant à eux, être correctement stockés afin d’être plus simplement retrouvés par l’ensemble des parties prenantes. Ainsi, les intervenants peuvent s’appuyer sur des documents à jour pour réaliser leurs missions et gagner un temps considérable. Cette méthode est également efficace pour anticiper la création du DOE.

2. Utiliser une solution de Gestion Électronique des Documents (GED)

Pour mieux identifier les retards de production des documents, il est également possible de s’appuyer sur une solution de GED (Gestion Électronique des Documents). La GED est l’outil parfait pour favoriser le travail collaboratif, d’une part, et garantir l’accessibilité des documents à l’ensemble des intervenants concernés, d’autre part. Cet outil intègre de nombreuses fonctionnalités et représente un véritable atout pour la gestion des projets de construction.

La GED réunit tous les corps de métier sur une plateforme collaborative unique. Elle est également dotée de fonctionnalités spécifiques qui permettent de :

• gérer les circuits de validation selon des droits pour faire valider les documents le plus rapidement possible et les transmettre aux bonnes personnes ;
• créer des workflows de valorisation et des visas personnalisés selon le projet et ses besoins ;
• générer des statistiques graphiques des données issues du suivi documentaire pour prendre des mesures correctives si nécessaire.

En bref, la GED réunit l’ensemble des acteurs d’un projet de construction et leur offre la possibilité d’assurer le suivi de la production des documents plus efficacement. En revanche, pour arriver à de tels résultats, il est important que le logiciel soit capable de répondre aux besoins spécifiques du projet et d’offrir des options de paramétrage affinées.

Cibler les retards de production des documents : les avantages

Concrètement, être capable de cibler les retards de production des documents comporte certains avantages. Grâce à une méthodologie adaptée, il est possible de :

• gagner du temps dans le reporting qui peut parfois être très fastidieux ;
  
  
• limiter le risque d’erreur dans le suivi des documents ;
• suivre au mieux l’activité et avoir une visibilité sur l’état d’avancement du projet pour mieux repérer les retards de livrables qui peuvent décaler le commencement du chantier ;
• piloter et anticiper les échéances afin d’éviter les retards ;
• prendre des décisions éclairées plus simplement vis-à-vis des échéances qui ne sont pas respectées.

Identifier les retards de production des documents relatifs à un chantier est primordial. Grâce à ce travail, il est véritablement possible d’assurer un pilotage de projet efficace. Pour en savoir plus à ce sujet, n’hésitez pas à visionner notre webinaire : comment accélérer le lancement d’un chantier ?

Comment identifier les retards de production des documents : tout ce que vous devez savoir

Pourquoi identifier les retards de production des documents ?

Identifier les retards de production des documents permet d’anticiper les rallongements de délais et d’instaurer des mesures correctives lorsque cela est nécessaire.

Quels sont les avantages d’identifier les retards de production des documents grâce à une solution de GED ?

S’aider d’une solution de GED pour identifier les retards de production des documents permet de gagner du temps dans le reporting, de limiter le risque d’erreurs dans le suivi documentaire et d’avoir un état de l’avancement du chantier en temps réel.