L’importance de l’accompagnement pour réussir un projet au sein d’une grande entreprise

Plateformes cloud, maquettes numériques ou encore logiciels variés font maintenant partie intégrante du quotidien des entreprises du BTP. Si l’achat de ces outils est relativement simple, ce n’est pas toujours le cas du déploiement dans la structure et de leur adoption par les équipes. L’ensemble des vendeurs de logiciels de la ConTech promettent des bénéfices à l’utilisation de telles plateformes. Peu d’entre eux, en revanche, gèrent le déploiement et la prise en main du software sur toute la chaîne des collaborateurs, laissant les entreprises en parfaite autonomie. Or, tenir compte de la dimension humaine dans votre projet est primordial pour votre réussite. Les nouvelles installations ne seront utilisées que si les collaborateurs y adhèrent et que leur adoption se passe sans encombre. De la même manière, un déploiement supervisé par des experts en la matière vous fera gagner un temps considérable, notamment si vous ne disposez pas des compétences nécessaires en interne. Ne mettez pas de côté l’accompagnement qui est primordial pour aller au bout de votre projet. Explications. 

Les différentes étapes de l’acquisition d’un logiciel  

Lorsque vous décidez d’acquérir un nouveau logiciel pour votre entreprise, vous devez prendre en considération différents éléments. En premier lieu, vous devez définir avec précision le problème auquel vous faites face, ainsi que vos besoins spécifiques. Puis vous devez indiquer l’ensemble des processus métier que vous souhaitez couvrir. Le software doit vous permettre de réaliser vos opérations sans encombre, être accessible à vos collaborateurs et être simple d’utilisation.  

Une fois que vous avez fait le point sur vos attentes, vous devez passer en revue les offres du marché, jusqu’à trouver l’outil et la proposition les plus adaptés à l’entreprise avant de procéder à l’achat.  

Toutefois, votre mission ne s’arrête pas là. Une fois le logiciel acquis, vous devez organiser son déploiement. Autrement dit, vous devez l’inclure à vos processus et former les différents collaborateurs afin qu’ils puissent l’utiliser. Cette étape est particulièrement importante. Or, bon nombre d’éditeurs vous laissent le soin de gérer cette partie en toute autonomie. 

Certaines entreprises vont donc y accorder du temps et des ressources jusqu’à parvenir à déployer complètement la plateforme. D’autres, moins disponibles, feront appel à des prestataires externes. Et pour cause ! L’installation, la prise en main et la maintenance de logiciels ou d’applications sont des opérations assez complexes. Vous aurez besoin de compétences particulières, et parfois, d’outils supplémentaires de déploiement de logiciels. Les équipes de Doc Control Kalidoc proposent de vous accompagner dans le choix, le paramétrage, l'administration et la gestion des règles projets de vos solutions de gestion documentaire.  

L’efficacité du software, sa performance et sa sécurité dépendent de cette intégration. Choisir les bons outils de déploiement de logiciels, ou mieux encore, se faire accompagner par des experts en la matière est le meilleur moyen de gagner du temps et d’augmenter votre productivité.

L’importance d’opter pour un service de déploiement 

Comme expliqué précédemment, lorsque vous prenez la décision d’acquérir un nouveau logiciel pour votre entreprise, votre mission ne s’arrête pas à l’achat dudit software. En effet, vous devez ensuite le déployer et l’intégrer à vos méthodes de travail. Or, ces deux actions nécessitent d’avoir du temps, notamment si vous procédez en interne. Les équipes vont devoir s’y atteler, au détriment d’autres tâches à valeur ajoutée. De la même manière, si elles n’ont pas de connaissances approfondies en ce qui concerne le logiciel à installer, elles ne pourront pas réaliser une configuration optimale. Cela impactera alors toute l’efficacité de votre outil, et par la suite, la productivité des équipes.  

Certes, bon nombre de logiciels sont à l’heure actuelle qualifiés de « plug and play ». Cette option offre une mise en œuvre nécessitant un minimum d’intervention. Néanmoins, tout l’enjeu pour votre entreprise est d’instaurer des personnalisations spécifiques qui s’adaptent à votre activité. Or, comment y parvenir lorsque personne dans l’équipe n’a de telles compétences ? 

Chez Kairnial, nous avons l’habitude d’effectuer ces déploiements, tout en anticipant les éventuels points de complexité auxquels les grandes entreprises ne pensent pas forcément. Notez que ce qui est perçu comme une difficulté par des intervenants externes représente, en réalité, le quotidien de nos experts. Ces derniers gèrent ainsi la configuration de vos projets en s’adaptant à votre contexte. De cette manière, vous gagnez du temps et êtes certains de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de l’outil que vous venez d’acquérir. Bien sûr, nous vous offrons également un support sur lequel vous pourrez vous appuyer en cas de doute. 

Faire adopter le nouveau logiciel par les équipes  

Lorsque le déploiement est enfin réussi, le succès de votre projet repose sur les collaborateurs. Ces derniers doivent l’adopter et utiliser le software sur le long terme. Il est fréquent d’entendre les éditeurs de logiciel parler d’adoption de l’outil. Ce terme signifie que les professionnels doivent devenir des utilisateurs du software. Ils doivent l’employer au quotidien et cela doit se passer en douceur, à la fois pour les nouveaux arrivants et pour les collaborateurs plus anciens.  

Disposer d’un outil flambant neuf ultra puissant ne sert à rien si les utilisateurs ne se l’approprient pas. La formation des collaborateurs au nouveau logiciel est donc incontournable. De cette façon, les employés pourront l’employer avec sérénité, sans trop d’a priori et profiter des bénéfices promis.  

Pour y parvenir, vous pouvez opter pour un service d’accompagnement logiciel qui, à travers un processus éprouvé, vous guidera dans votre transformation numérique. En parallèle, les équipes de service pourront réaliser un contrôle des données ainsi que les accès à la plateforme selon vos besoins et vos attentes. De la même manière, elles pourront adapter les processus digitaux aux usages spécifiques aux différentes phases et équipes qui interviennent sur le chantier. Dès lors, l’entreprise pourra mieux identifier les points d’amélioration.  

Le service d’accompagnement métier : une option non négligeable

Être un expert du logiciel métier ne signifie pas nécessairement être un expert du métier concerné. Pour avoir une connaissance exhaustive des processus du BTP, il faut être un acteur de ce milieu. Dans l’idéal, vous devriez donc profiter de ce que l’on appelle un service d’accompagnement métier. Pourtant, cette pratique est assez rare, car en réalité, le prestataire qui a une expertise logiciel ne dispose pas toujours de l’expertise métier.  

Bonne nouvelle, au même titre que Kairnial est la plateforme unique pour tous les interlocuteurs d’un projet de construction, Kairnial Group propose un accompagnement unique entre le software et les services. 

Les outils Kairnial facilitent la collaboration entre tous les intervenants du chantier et améliorent la productivité de vos équipes. De votre côté, vous pouvez mieux piloter votre entreprise, mieux respecter les délais de livraison de vos ouvrages et même mieux maîtriser les risques. De la même manière, en travaillant avec un éditeur de logiciel comprenant des équipes d’experts métiers, vous fournissez un gage de sécurité supplémentaire auprès des autres intervenants, impactant positivement votre réputation. 

Vous l’aurez compris, le déploiement de logiciels est un projet d’envergure qui nécessite des ressources et des compétences bien précises. Afin de gagner du temps et de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de l’outil, n’hésitez pas à vous faire accompagner par une équipe d’experts telle que Kairnial.